Incapacidad laboral: el documento que debe entregar a su empresa para acreditar una inhabilidad

Las incapacidades, de acuerdo con la definición expuesta por el Ministerio del Trabajo, se dan cuando un trabajador sufre de una enfermedad o accidente y para su recuperación requiere un tratamiento médico con descanso físico que no le permite seguir desarrollando sus actividades laborales. El proceso para que un trabajador solicite una incapacidad suele variar dependiendo la empresa, pero el ministerio tiene la normativa básica que se aplica en todo el país.

Según el Decreto 1427 de 2022, para el reconocimiento y pago de incapacidades de origen común, se deben acreditar las siguientes condiciones:

• Estar afiliado al Sistema General de Seguridad Social en Salud, en calidad de cotizante.
• Haber cotizado efectivamente al Sistema General de Seguridad Social en Salud, como mínimo cuatro (4) semanas, inmediatamente anteriores al inicio de la incapacidad. El tiempo mínimo de cotización se verificará a la fecha límite de pago del periodo de cotización en el que inicia la incapacidad.
• Contar con el certificado de incapacidad de origen común expedido por el médico de la red de la entidad promotora de salud o entidad adaptada o validado por esta.

¿Qué debe contener un certificado de incapacidad?

El elemento que más concierne a los trabajadores en estos casos es el certificado de incapacidad, que debe ser expedido por un médico tratante, entre los que se incluyen odontólogos. El documento en el que certifique la incapacidad debe contener obligatoriamente los siguientes datos:

1. Razón social o apellidos y nombres del prestador de servicios de salud que atendió al paciente.
2. NIT del prestador de servicios de salud.
3. Código del prestador de servicios de salud asignado en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS).
4. Nombre de la entidad promotora de salud o entidad adaptada.
5. Lugar y fecha de expedición.
6. Nombre del afiliado, tipo y número de su documento de identidad.
7. Grupo de servicios, que puede contener la siguiente información dependiendo el caso: consulta externa, apoyo diagnóstico clínico y complementación terapéutica, internación, quirúrgico o atención inmediata.
8. Modalidad de la prestación del servicio, que puede contener la siguiente información: intramural, extramural unidad móvil, extramural domiciliaria, extramural jornada de salud, telemedicina interactiva, telemedicina no interactiva, telemedicina telexperticia o telemedicina telemonitoreo.
9. Código de diagnóstico principal, utilizando la Clasificación Internacional de Enfermedades - CIE, vigente.
10. Código de diagnóstico relacionado, utilizando la Clasificación Internacional de Enfermedades - CIE vigente.
11. Presunto origen de la incapacidad (común o laboral).
12. Causa que motiva la atención. Se registra de acuerdo con el presunto origen común o laboral.
13. Fecha de inicio y terminación de la incapacidad.
14. Prorroga: Si o No.
15. Incapacidad retroactiva, que puede ser: urgencias o internación del paciente, trastorno de memoria, confusión mental, desorientación en persona tiempo y Jugar, otras alteraciones de la esfera psíquica, orgánica o funcional según criterio médico u odontólogo, o evento catastrófico y terrorista.
16. Nombres y apellidos, tipo y número de identificación y firma del médico u odontólogo que lo expide.

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El certificado de incapacidad debe ser expedido desde el momento de ocurrencia del evento que origina la incapacidad, salvo en los casos de incapacidad retroactiva. "El médico u odontólogo tratante determinará el periodo de la incapacidad y expedirá el certificado hasta por un máximo de treinta (30) días, los cuales puede prorrogar según su criterio clínico, por periodos de hasta treinta (30) días cada uno", se lee en el decreto.

En la Resolución 1843 de 2025, expedida el pasado 29 de abril, se indican otras reglamentaciones en lo que concierne a las incapacidades. Entre los puntos claves de ese texto, se indica que a todo trabajador que regrese a laborar después de una incapacidad mayor o igual a 30 días, se le debe realizar un examen médico post-incapacidad.

¿Qué es la incapacidad retroactiva?

En los certificados de incapacidades, las de tipo retroactiva son aquellas que fueron expedidas por un médico con una fecha fecha posterior al evento que origina la incapacidad. Según la normativa, las incapacidades retroactivas solo son válidas en los siguientes casos:

• Urgencia o internación del afiliado.
• Trastornos de la memoria, confusión mental, desorientación en persona, tiempo y Jugar y otras alteraciones de la esfera psíquica, orgánica o funcional según criterio médico.
• Eventos catastróficos y terroristas.

"En estos casos, el médico tratante expedirá certificado de incapacidad de origen común con una retroactividad que no podrá ser superior a treinta (30) días calendario, contados a partir de la fecha de expedición, en los términos establecidos en el presente decreto. No habrá lugar a expedir certificado de incapacidad con vigencia retroactiva tratándose de atención ambulatoria", se indica en el decreto.
MATEO MEDINA ESCOBAR