¿Cómo comprimir un archivo PDF para qué no pese a la hora de enviar un correo?

Los archivos PDF son uno de los formatos más utilizados en la actualidad, pues estos funcionan para preservar la información original de los documentos. Este tipo de archivos al contener imágenes, gráficos o textos muy extensos, pueden llegar a ocupar mucho espacio.

Esto puede ser un inconveniente, especialmente cuando se requiere enviar o cargar estos archivos a través de plataformas de correo electrónico que limitan su tamaño. Es por eso que existen varias herramientas en línea y aplicaciones que permiten comprimir un archivo PDF.

(Lea también: Cómo convertir un PDF a Word de forma sencilla y dejarlo listo para editar)

¿Por qué es importante comprimir un PDF?

La necesidad de comprimir un archivo PDF puede surgir por varias razones. Las entidades públicas, por ejemplo, suelen establecer límites de tamaño para los documentos que los ciudadanos deben presentar en línea.

Lo mismo ocurre con muchas plataformas de correo electrónico o de almacenamiento en la nube, que a menudo limitan el peso de los archivos que se pueden adjuntar o compartir. Por lo tanto, reducir el tamaño de un archivo PDF facilita su envío y optimiza el uso de almacenamiento en dispositivos, manteniendo los archivos accesibles y fáciles de manejar.

Herramientas recomendadas para comprimir un PDF

1. Compresor de PDF de Adobe

Adobe, la compañía que creó el formato PDF, ofrece una herramienta en línea gratuita que permite comprimir archivos PDF de forma sencilla y rápida. Este compresor es muy eficiente y tiene la ventaja de permitirle elegir el nivel de compresión, lo que le ofrece un control sobre el balance entre el tamaño y la calidad del archivo. Este compresor de PDF es completamente gratuito y no requiere instalación alguna.

Para utilizarlo, solo es necesario acceder a la plataforma en línea de Adobe, subir el archivo y elegir el nivel de compresión que desee: bajo, medio o alto. En función de la opción seleccionada, el archivo final tendrá un tamaño determinado y una calidad que varía dependiendo de cuánta compresión se haya aplicado.

Luego tiene que seleccionar el archivo, elegir la opción de compresión y descargar el archivo comprimido. Además, soporta archivos de hasta 2 GB.

2. iLovePDF

Esta herramienta permite elegir entre varias opciones de compresión, como la compresión extrema que reduce el tamaño del archivo con una calidad más baja y la compresión moderada que equilibra la calidad y el tamaño del archivo. Su interfaz es sencilla y fácil de usar, y no requiere registro para acceder a las opciones básicas.

En iLovePDF, puede cargar archivos directamente desde su computador o desde plataformas de almacenamiento en la nube como Google Drive o Dropbox.

3. PDFsam

Además de las herramientas en línea, existen programas de escritorio que permiten comprimir PDFs de forma rápida y sin conexión a Internet. Uno de los programas más conocidos es PDFsam que permite comprimir archivos y realizar otras tareas como dividir y combinar documentos PDF.

Paso a paso para comprimir un PDF en línea

Si decide utilizar una herramienta en línea para comprimir su PDF, el proceso es sencillo y generalmente consta de unos pocos pasos:

• Ingrese a la página web de la herramienta de compresión elegida, como la de Adobe o iLovePDF.
• Haga clic en el botón "Seleccionar archivo" o simplemente arrastre y suelte el archivo desde su computadora.
• Dependiendo de la herramienta, seleccione el tipo de compresión que mejor se adapte a sus necesidades. Esto puede incluir opciones como baja, media o alta compresión, que influirán tanto en el tamaño final del archivo como en su calidad.
• Una vez que el archivo esté cargado y haya elegido la opción de compresión, haga clic en "Comprimir" o el botón correspondiente. El proceso de compresión generalmente toma solo unos pocos segundos.
• Después de que se haya comprimido el PDF, podrá descargar el archivo comprimido en su computador. Algunas herramientas permiten compartir directamente el archivo a través de un enlace.

Aspectos a tener en cuenta antes de comprimir un PDF

Aunque las herramientas de compresión de PDF son útiles, es necesario tener en cuenta algunos factores antes de elegir el nivel de compresión adecuado:

• Si el archivo PDF contiene imágenes, una compresión demasiado alta puede deteriorar la calidad de las mismas. Por ello, es recomendable optar por una compresión más ligera si la calidad visual es importante.
• Algunas herramientas de compresión pueden no ser compatibles con ciertos elementos del archivo, como formularios interactivos o elementos multimedia incrustados. Es importante verificar que el archivo sigue siendo funcional después de la compresión.
• Si el archivo contiene información sensible, es esencial asegurarse de que la herramienta elegida garantice la seguridad de sus datos.